a) Thành phần hồ sơ, bao gồm:
Hồ sơ gửi vào đầu năm ngân sách:
- Dự toán chi ngân sách nhà nước (bản chính);
- Quy chế chi tiêu nội bộ và Quy chế quản lý sử dụng tài sản công (gửi vào năm đầu thực hiện chế độ tự chủ và gửi khi có bổ sung, sửa đổi) (bản chính);
Hồ sơ gửi khi tạm ứng (đối với các khoản chi được tạm ứng):
- Giấy rút dự toán (tạm ứng);
- Hồ sơ chứng từ liên quan đối với từng khoản chi.
Hồ sơ gửi khi thanh toán tạm ứng:
- Giấy đề nghị thanh toán tạm ứng;
- Hồ sơ, chứng từ liên quan đối với từng khoản chi như trường hợp thanh toán trực tiếp.
Hồ sơ gửi khi thanh toán trực tiếp:
- Giấy rút dự toán (đối với chi từ tài khoản dự toán), Uỷ nhiệm chi/ giấy rút tiền mặt (đối với chi từ tài khoản tiền gửi);
- Hồ sơ, chứng từ liên quan đối với từng khoản chi, cụ thể:
+ Đối với các khoản chi thanh toán cá nhân: chi lương và phụ cấp lương là danh sách những người hưởng lương (gửi lần đầu vào đầu năm), bảng tăng giảm biên chế, quỹ tiền lương đã được cơ quan nhà nước có thẩm quyền phê duyệt (gửi theo từng lần thanh toán nếu có phát sinh). Đối với các khoản chi lao động thuê ngoài như các khoản tiền lương, tiền công, tiền nhuận bút là hợp đồng lao động của đơn vị với người lao động.
+ Đối với những khoản chi nghiệp vụ chuyên môn là hồ sơ, chứng từ liên quan đến từng khoản chi.
+ Đối với việc mua sắm tài sản, trang thiết bị, phương tiện, vật tư là văn bản lựa chọn nhà thầu theo Luật đấu thầu, hợp đồng mua bán hàng hoá dịch vụ, hoá đơn bán hàng và các hồ sơ, chứng từ khác có liên quan.
+ Đối với các khoản chi thường xuyên khác là bảng kê chứng từ thanh toán có chữ ký của thủ trưởng, kế toán trưởng hoặc người được uỷ quyền; các hồ sơ, chứng từ khác có liên quan.
+ Đối với các khoản chi phục vụ thu phí, lệ phí là hồ sơ liên quan đến từng khoản chi.
b) Số lượng hồ sơ: 01 (bộ)